Verplichting van e-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen e-facturatie gebruiken bij transacties onderling. Dit betekent dat facturen niet langer als pdf via e-mail mogen worden verzonden, maar als gestructureerde elektronische bestanden via het Peppol-netwerk.
Voor wie geldt de verplichting?
E-facturatie wordt verplicht als aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
- De factuur wordt uitgereikt door een in België gevestigde btw-plichtige (ook een kleine onderneming met vrijstellingsregeling, tenzij volledig vrijgesteld volgens artikel 44 van het btw-wetboek).
- De ontvanger van de factuur is een Belgische onderneming en moet zijn Belgisch btw-nummer opgeven.
- De factuur betreft een handeling die in België wordt gelokaliseerd.
10 veelgestelde vragen over e-facturatie
1. Wat is e-facturatie?
E-facturatie betekent dat facturen volledig digitaal worden verwerkt, zonder menselijke tussenkomst. Een echte e-factuur is een XML-bestand dat automatisch kan worden verwerkt door de boekhoudsoftware van de ontvanger. Dit gebeurt via Peppol, een beveiligd Europees netwerk voor elektronische facturatie.
2. Waarom e-factureren?
De verplichting komt er als gevolg van de Europese VIDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Dit moet de btw-aangifte binnen Europa vereenvoudigen en fraude tegengaan. België loopt hierin voorop: de Vlaamse overheid gebruikt al sinds 2017 e-facturen voor overheidsopdrachten.
3. Is e-facturatie nieuw?
Grote bedrijven werken al jaren met e-facturen. Sinds 2013 zijn elektronische facturen juridisch gelijkwaardig aan papieren exemplaren. De verplichting voor alle ondernemingen versnelt nu de overstap.
4. Vrije keuze of verplicht?
Momenteel is e-facturatie verplicht voor facturen aan de overheid (B2G). Vanaf 1 maart 2024 geldt dit ook voor opdrachten boven de 3.000 euro. Op 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties.
5. Geldt e-facturatie ook voor B2C?
Nee, de verplichting geldt enkel voor B2B-transacties. Wie voornamelijk verkoopt aan particulieren hoeft voorlopig niets te veranderen.
6. Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
- Automatische verwerking verkleint de kans op fouten.
- Snellere betalingen en minder administratie.
- Besparing op verwerkingskosten, geschat op 9 euro per factuur.
7. Zijn er nadelen?
- Opstartkosten: vele zelfstandigen zullen nieuwe software moeten aanschaffen.
- Extra gegevens nodig: zonder correct KBO-nummer van de ontvanger kan je geen e-factuur opmaken.
De overheid biedt fiscale tegemoetkomingen:
- Vanaf 2025 geldt een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, waaronder e-facturatiesoftware.
- Een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voor huur van factureringssoftware en advieskosten.
8. Hoe maak je een e-factuur op?
België gebruikt Peppol als standaard. Wij hebben onze facturatiesoftware uitgebreid zodat je eenvoudig e-facturen kunt verzenden en ontvangen.
9. Is e-factureren gratis?
Voor facturatie aan de overheid (B2G) kan je gratis gebruikmaken van Mercurius, het Belgische e-facturatieplatform. Voor B2B-facturatie bieden wij een betaalbare oplossing zonder abonnementskosten en zonder creditsysteem: je betaalt enkel voor wat je verbruikt.
10. Welke uitdagingen zijn er nog?
Nog niet alle boekhoudpakketten zijn klaar om e-facturen te ontvangen. Veel bedrijven verwerken vandaag een mix van e-facturen, pdf’s en papieren facturen. Onze software exporteert eenvoudig data naar je boekhouder, zodat je facturen probleemloos verwerkt kunnen worden.
Welke software heb ik nodig?
Je hebt software nodig die compatibel is met Peppol. Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar voor zowel kleine als grote ondernemingen. Onze software is eenvoudig, betaalbaar en naadloos te integreren met de software van je boekhouder.
Hulp nodig?
Wij helpen je moeiteloos op weg met Peppol en e-facturatie. Contacteer ons via het contactformulier of bel ons op 051 40 77 02.